Kasy rejestrujące nowego typu mają działać w trybie online. Dzięki temu zagwarantują m.in. współpracę z Centralnym Repozytorium Kas, czyli systemem teleinformatycznym Ministerstwa Finansów. Niemniej, podobnie jak w przypadku dzisiejszych urządzeń fiskalnych, do rozpoczęcia pracy niezbędne będzie prawidłowe wdrożenie modelu online. Nowy tryb działania wpłynie zaś na procedurę instalacyjną.

Poprawne wdrożenie kasy rejestrującej w firmie wymaga postępowania zgodnego z obowiązującymi przepisami fiskalnymi. Dopiero po dopełnieniu wszystkich formalności można zacząć prowadzić ewidencję i wystawiać paragony dla osób fizycznych. W procedurze instalacyjnej ważne jest nie tylko uruchomienie kasy w trybie fiskalnym, ale także złożenie odpowiednich zawiadomień do urzędu skarbowego. A wszystko to musi się odbyć we właściwych terminach.

Wdrożenie kasy – dotychczasowe zasady
Zgodnie z obecnymi zasadami instalacja kasy rejestrującej w pierwszej kolejności wymaga poinformowania urzędu skarbowego o liczbie urządzeń i miejscach ich wdrożenia. Zawiadomienie z takimi danymi trzeba złożyć we właściwym US minimum 1 dzień przed datą fiskalizacji kupionego modelu. Pismo tego typu jest szczególnie istotne z punktu widzenia przedsiębiorców, którzy instalują w swoich firmach pierwsze kasy fiskalne. Zawiadomienie stanowi bowiem podstawę do przyznania ustawowej ulgi, wynoszącej do 90% kwoty wydanej na urządzenie, jednak nie więcej niż 700 zł.
Każda kasa rejestrująca, zanim zacznie być wykorzystywana m.in. do wystawiania paragonów dla klientów indywidualnych, musi zostać uruchomiona w trybie fiskalnym. Jest to kolejny etap procedury instalacyjnej takiego urządzenia. Fiskalizację przeprowadza serwisant kas rejestrujących, czyli technik z ważnymi uprawnieniami (nadawanymi przez producenta lub importera danego modelu). W większości przypadków jest to pracownik dystrybutora, u którego przedsiębiorca kupił urządzenie.
– Fiskalizacja polega na zainicjowaniu pracy modułu fiskalnego z pamięcią fiskalną kasy rejestrującej. Wcześniej takie urządzenie działa w trybie szkoleniowym i nie pozwala na zgodne z przepisami prowadzenie ewidencji. Co więcej, fiskalizacja to czynność jednokrotna i niepowtarzalna, która kończy się wystawieniem raportu dobowego. Podczas jej wykonywania w module fiskalnym kasy zostaje trwale zapisany NIP przedsiębiorcy – podkreśla Marcin Ciechowicz, kierownik serwisu w Polskim Centrum Kas Fiskalnych.
Po zafiskalizowaniu kasa rejestrująca jest gotowa do pracy. Nie oznacza to jednak, że wtedy kończy się procedura instalacyjna. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest bowiem zawiadomienie urzędu skarbowego o fiskalizacji urządzenia – w terminie do 7 dni, licząc od daty uruchomienia kasy w trybie fiskalnym. W odpowiedzi urząd przesyła na adres podatnika pismo z numerem ewidencyjnym. Indywidualny kod, przypisany do danego urządzenia, należy nanieść na obudowę kasy (w widocznym miejscu i w trwały sposób).

Co się zmieni w przypadku urządzeń online?
Pojawienie się kas fiskalnych online przyczyni się nie tylko do zmian w sposobie prowadzenia ewidencji, ale także do wprowadzenia nowych zasad w procedurze instalacyjnej. Wynika to przede wszystkim z konieczności połączenia takiego modelu z systemem teleinformatycznym Ministerstwa Finansów. W związku z tym już fiskalizacja urządzenia nowego typu będzie przebiegała w trybie online i pozwoli na nawiązanie pierwszego połączenia z Centralnym Repozytorium Kas.
– Podczas fiskalizacji kasa rejestrująca online trafi do bazy danych CRK oraz otrzyma polecenia dotyczące transmisji informacji. W rezultacie podatnik nie będzie musiał zawiadamiać urzędu skarbowego o tym, że jego urządzenie zostało uruchomione w trybie fiskalnym. Ponadto już w trakcie fiskalizacji kasie zostanie przydzielony indywidualny numer ewidencyjny, który należy nanieść na obudowę – wyjaśnia ekspert PCKF.
Jak widać, wprowadzenie do użytku urządzeń rejestrujących online wpłynie nie tylko na uszczelnienie polskiego systemu podatkowego, ale też na uproszczenie procedury instalacyjnej. Co więcej, nowe kasy fiskalne pozwolą na zwiększenie roli obrotu bezgotówkowego w naszym kraju. Urządzenia działające w trybie online zagwarantują współpracę m.in. z terminalami płatniczymi.